Solicitud de aval científico

Normativa para solicitar el Aval de la Sociedad Española de Oncología Radioterápica

PREAMBULO

La otorgación del Aval SEOR es un reconocimiento de calidad al valor, interés, promoción, difusión y desarrollo científico técnico, de carácter formativo, divulgativo, de investigación, asistencial o social relacionado con el área de conocimiento del Cáncer o los pacientes que los sufren.

La SEOR, consciente de su papel vertebrador de todos aquellos acontecimientos docentes y actos científicos que se producen en España en relación con la Oncología Radioterápica, y dada la creciente demanda de su padrinazgo, ha considerado necesario redactar unas directrices de uso obligado para todos los que deseen contar con el patrocinio de la SEOR para realizar algún EVENTO. La SEOR, por medio de su Junta Directiva se compromete a vigilar, de acuerdo a estas directrices, que tales EVENTOS/MATERIAL FORMATIVO reúnan los criterios de calidad exigidos en el ámbito formativo, clínico, científico o social.

Se entiende por EVENTO

  1. Cualquier acto formativo: curso, seminario o master.
  2. Cualquier acto científico: congreso, reunión o jornada.
  3. Cualquier encuentro, acto social o campaña divulgativa realizada por cualquier medio de difusión.
  4. Premios y distinciones.
  5. Cualquier otra actividad o producto no contemplados entre los anteriores para el que se solicite el patrocinio de la SEOR

Se entiende por MATERIAL FORMATIVO

  1. Cualquier documento impreso: libro, revista, colección, monografía.
  2. Cualquier documento electrónico: página web, CD/ DVD.
  3. Cualquier elemento audiovisual: video, cinta de audio, set de diapositivas, etc.

CRITERIOS GENERALES

  1. Si el organizador u organizadores de un EVENTO/MATERIAL FORMATIVO desea/n que este acontecimiento o producto sea Avalado por SEOR y por tanto, hacer uso de su logotipo, deberá solicitar la autorización de la Junta Directiva mediante correo electrónico dirigido a la dirección: administracion@seor.es
  2. En la solicitud deberá indicarse:
    1. Lugar donde se ubicará el logotipo (en anuncios, programas, productos,…)
    2. Boceto completo de la página donde se ubicará el logotipo.
    3. Nombre, dirección, teléfono y dirección de correo electrónico de la persona designada como contacto del EVENTO/MATERIAL FORMATIVO (para dirigir posibles aclaraciones o la respuesta definitiva a la solicitud).

      El logotipo que se podrá adjuntar al programa, posters y “flyers” del evento es el siguiente:
  1. La solicitud debe ir acompañada de los siguientes datos, entre otros que se deberán cumplimentar en formulario de solicitud de aval (adjunto):
    1. Nombre y/o razón social del organizador.
    2. Objetivos planteados.
    3. Profesionales, personas o colectivos a quienes va dirigido.
    4. Programa completo del EVENTO en formato electrónico.
    5. Fechas previstas para la realización.
    6. Lugar (dirección completa) donde se realizará el EVENTO.
    7. Nombre de los profesores o personas que intervengan, con referencia a su ocupación y lugar de trabajo.
    8. Existencia (o no) de acreditación oficial y Certificado que lo acredite en su caso.
    9. Horas de duración (o de acreditación) del EVENTO/MATERIAL FORMATIVO, especificando el desglose de horas teóricas y/o prácticas si existiesen.
    10. Indicar si hay patrocinio o no por Casas Comerciales y/o si son estas las que desarrollan el EVENTO/MATERIAL FORMATIVO.
  2. Para solicitar el Aval de la SEOR, se deberá abonar 100 euros en criterio de TASA DE TRAMITACIÓN SOLICITUD DE AVAL. Ver tabla de tasas.
    Este podrá ser otorgado o denegado.
  3. Una vez concedido el mismo, se deberá abonar las tasas correspondientes en criterio de TASA DE ADJUDICACIÓN DE AVAL.
ActividadAval sin ánimo de lucro / Socios / Entidades de interés generalAval con ánimoc de lucro / Solicitado por laboratorios o empresasProyectos con la SEOR
Evento:
Tasa de tramitación0€100€Sin coste
Aval concedido0€1.500€Sin coste
Material Formativo:
Tasa de tramitación0€300€Sin coste
Aval concedido. Incluye difusión Web, RRSS y Newsletter0€6.000€Sin coste
  1. La solicitud de patrocinio y la memoria correspondiente, deberán estar en posesión de la secretaria de la SEOR con una anticipación de al menos dos meses antes de la realización del EVENTO/ FECHA DE LANZAMIENTO MATERIAL FORMATIVO, siendo rechazada la solicitud que no respete el plazo establecido.
  2. En el caso de que el promotor del EVENTO/MATERIAL FORMATIVO sea socio colaborador de la SEOR, se podría contemplar un tratamiento diferencial en alguno/s de los punto/s anteriores, siguiendo en todo caso el contrato marco firmado entre el colaborador y la SEOR.
  3. Cualquier patrocinio deberá ser aprobado por Comisión de Avales, junto con el Secretario y Presidente.
  4. El Secretario de la Junta Directiva de la SEOR llevará un libro-registro de todos los EVENTOS / MATERIAL FORMATIVO patrocinados. El Presidente de la Junta Directiva de la SEOR en su informe anual en el Asamblea de la Sociedad, dará cuenta de todos los eventos patrocinados por la SEOR.
  5. La Comisión de Avales, junto con el Secretario y Presidente podrá exigir, tras acuerdo con el patrocinador, cambios en los títulos y/o en los contenidos para la aprobación del patrocinio.
  6. En el caso de que MATERIAL FORMATIVO sea un libro, CD/DVD, video, monografía, revista o similar, las entidades patrocinadoras se comprometen a enviar a la SEOR un número de ejemplares para su biblioteca, que será especificado en la memoria.
  7. En el caso de que el EVENTO sea un premio o distinción, las entidades patrocinadoras se comprometen a enviar una réplica o copia a la SEOR. Si para este EVENTO fuera necesaria la concurrencia de un jurado, la SEOR deberá de ser consultada para el nombramiento de al menos uno de sus miembros. En el acto de entrega del premio o distinción deberá estar presente un representante de la SEOR que será nombrado por la Junta Directiva.
  8. En el caso de que el EVENTO sea un congreso, reunión, jornada o similar, las entidades, colectivos o personas organizadoras se comprometen a que un representante de la SEOR nombrado por la Junta Directiva, esté presente en el acto de la presentación del EVENTO, de común acuerdo con la organización.
  9. Ante la solicitud de Aval, la SEOR se compromete a estudiar la solicitud y contestar a la misma en un plazo no superior a 9 días hábiles (tras la entrega de toda la información requerida).
    Contra dicha resolución no habría recurso alguno, aunque si se puede solicitar la causa de la denegación de Aval.
  10. Al otorgar el aval, la SEOR se compromete a:
    • Permitir la utilización del Logotipo de la SEOR en los programas, posters, folletos de propaganda y demás soportes propios del evento.
    • Indicar en los mismos que el EVENTO/MATERIAL FORMATIVO está avalado por la SEOR.
    • Si lo solicita, dar publicidad del EVENTO/MATERIAL FORMATIVO a través de su Newsletter, RRSS o de su página Web.
    • Publicitar el EVENTO/MATERIAL FORMATIVO en la página web en un plazo no mayor de 15 días hábiles, si así lo solicita. El EVENTO estará publicitado hasta la realización del mismo.
  11. Además de los presentes “Criterios Generales”, la SEOR se reserva el derecho a introducir “Criterios Específicos” en cualquier EVENTO/MATERIAL FORMATIVO, si concurrieran aspectos particulares no contemplados en este documento, que deberán ser consensuados con las entidades, colectivos o personas que realicen alguna propuesta determinada y aprobados finalmente por la Junta Directiva.

La SEOR se reserva el derecho a modificar en cualquier momento el presente documento por decisión y aprobación expresa de la Junta Directiva. Sin embargo, las modificaciones establecidas no tendrán carácter retroactivo y solo serán efectivas a partir de la fecha de aprobación del nuevo documento. Se asume que aquellos EVENTOS/MATERIAL FORMATIVO que lograron el aval de la SEOR con anterioridad a la fecha de aprobación de las modificaciones no serán afectados por estas.